El Archivo digital del empleado, clave para gestionar los RRHH

01 Abr 2014

El concepto de Archivo “Digital del Empleado” introducido por NGA Human Resources en su módulo de Gestión Documenta eWS, permite una gestión integral de la función tradicional de los RRHH

En el ámbito empresarial, la Gestión Documental es una disciplina pragmática, centrada en dar soporte a los miembros de una organización que manejan y administran documentos que surgen como subproductos de una actividad empresarial o legal. Para ello, la Gestión Documental  se apoya en  aquellos atributos del documento que permitan al gestor organizarlos para su fácil localización, clasificación, consulta, impresión y, cuando así se sea necesario, su supresión del sistema de gestión documental.

La principal característica de la información almacenada en los documentos es que carecen de organización clara basada en sus contenidos, al contrario de lo que sucede con la información guardada en una base de datos. Por este motivo, la Gestión Documental no debe confundirse con la Gestión del Conocimiento o de Contenidos, la cual se centra en la captación, estructuración y transmisión de conocimiento y para la que sí resulta fundamental el contenido y finalidad de los documentos.

Dentro de la gestión de RRHH es fundamental, y ahora más que nunca, ofrecer mecanismos robustos, seguros y consistentes  para la gestión de la documentación de la vida laboral de los empleados. En ese sentido, el módulo de Gestión de Documentos de NGA Human Resources euHReka Work Space (eWS) proporciona beneficios claros como el ahorro de tiempo gracias a un sistema de automatización de documentos, añadiendo además la garantía de un almacenaje seguro.

Organizar, hacer seguimiento y mantener los archivos de los empleados puede llegar a ser una tarea difícil de manejar. Sin embargo, ello no debería consumir mucho tiempo productivo de los empleados de una empresa. El módulo de Gestión de Documentos de eWS  no solo hace que este tipo de tareas sean más fáciles de llevar a cabo, sino que también las pone a disposición de toda la organización, por lo que no tiene que ser una función exclusiva de RRHH.

Además, con eWS, tiene la seguridad de que su organización estará utilizando las medidas adecuadas en el manejo de información confidencial en cuanto a documentación se refiere, pudiendo así conducir cualquier auditoría sobre sus prácticas de manejo de documentación .

Gestión de documentos integrados

En eWS NGA Human Resources ha introducido la definición de objetos basados en documentos pre-configurados, lo cual nos permite integrar la Gestión de Documentos en la base de la solución eWS apoyados en el concepto de Archivo Digital del Empleado, el cual queda atribuido al empleado al que hace referencia.

Empleados -> Archivo digital del empleado

Este concepto (Archivo digital del empleado) es la unidad de gestión documental, el cuál ha sido diseñado para una perfecta integración en la gestión tradicional de los RRHH.

Acceso y Acciones en base a los Puestos de Trabajo

Los usuarios pueden ver y/o editar los archivos tanto suyos como de otros empleados dependiendo de su puesto y de su nivel de autorización.

Los empleados pueden utilizar funcionalidades como  “Mis documentos” o “Documentos enviados” pudiendo así consultar su propio expediente. Los Managers, sin embargo, pueden tener una visión limitada de la sección “Mis Documentos” de los integrantes de su equipo. El Administrador de Documentos puede editar los archivos de otros empleados y la persona encargada de guardar la documentación gestionará los documentos no vigentes.

Integración con otros módulos EWS

La mayoría de secciones de la aplicación eWS cuenta con un apartado denominado “Documentos”. Este apartado contiene los documentos del empleado relevantes para la sección de la aplicación (como por ejemplo Administración de Personal, Gestión de Tiempos, Nómina,…). La vista  “catálogo” solo mostraría las categorías de documentos ligadas a la sección seleccionada. No obstante, existe un enlace (“Ver archivo completo del empleado”) que da al usuario acceso a la lista completa de documentos del empleado a través de todas las secciones.

Interface intuitivo de usuario

Navegar a través del archivo de un empleado nunca ha sido tan fácil. La posibilidad de vistas múltiples le permite al usuario ver todos los documentos en diversas formas: listado, miniatura, cover flow (similar a las portadas de los CDs de música)  o catálogo, así como tener acceso rápido a las propiedades del documento.

Para cada documento, y a un solo click de ratón, el usuario tiene acceso a un campo de texto adicional para añadir  comentarios que hagan referencia al documento en cuestión.

Menos uso de papel y rápida transmisión de documento

Al ser una solución que elimina el papel, elimina la necesidad de tener armarios llenos de archivos o sistemas de almacenamiento para terceras partes. Esto significa que la posibilidad de traspapelar o perder documentos es mínima o ninguna, mayor ahorro de espacio y menor riesgo en la seguridad de información confidencial así como una mejora en el cumplimiento de normativas.

El acceso y transmisión de documentos es más rápido a través del Auto Servicio que ofrece eWS. Todos los documentos de RRHH de un empleado se encuentran en el “Archivo del Empleado”, incluyendo aquellos que recibe el departamento de RRHH tales como justificantes y bajas médicas, pruebas de cambio de domicilio, etc.

Los usuarios pueden descargarse sus documentos, o aquellos a los que tiene acceso, y pueden hacerlo simultáneamente. Cargar documentos, sin embargo, requiere un proceso distinto que incluye la clasificación de los mismos y por ello se ha de realizar de uno en uno. Los usuarios pueden optar por la carga electrónica de documentos o enviarlos con una caratula para ser escaneados.  Es el cliente quien elige cómo hacerlo pudiendo optar por una o por las dos opciones.

eWS tiene una completa cobertura de formatos de documentos:

  • Digitalizado de documentos en papel  recibidos vía email o fax.
  • Integrando la conexión a un escáner que almacena directamente en el sistema
  • PDF con código de barras 2D, eliminando así la necesidad de grabación de datos de forma manual.

Los usuarios pueden añadir y enviar documentos creando tickets, siempre y cuando los módulos de ECM (Enterprise Content Management) y SCM ( Service Centre Management) estén disponibles.

OTRAS CARACTERISTICAS DE LA SOLUCIÓN eWS

  • Interface fácil de usar con soporte multilingüe
  • Controles eficaces y cumplimiento de normativas a través de solidos procesos de autorización
  • Gerencia mejorada gracias al soporte Flexflow
  • Destacada Funcionalidad de Gestión de Documentos
  • Preconfigurado Out-of-the-box
  • Parte esencial de todos los módulos eWS